Ułatwienia korporacyjne w dobie COVID-19 – czyli jak zarządzać przedsiębiorstwem zdalnie

W dzisiejszych czasach niczym niespotykanym jest zarządzenie biznesem za pośrednictwem dobrodziejstw technologii – począwszy od telefonów, maili, systemów informatycznych czy wideokonferencji. Kadra zarządzając wysokie szczebla mogła sobie zatem pozwolić na wykonywanie swych obowiązków w innym mieście czy nawet kraju, jednakże pewnego rodzaju ograniczenia ustawodawcze nakazywały przedsiębiorstwom zorganizowanym w formie spółek kapitałowych na odbycie fizycznych spotkań – co najmniej raz w roku. O ile postępujący rozwój cywilizacyjny sprzyja szybkiemu przemieszczeniu się, to obecne realia w zupełności je paraliżują.

Sytuacja skłoniła jednak ustawodawcę do dostosowania reguł korporacyjnych do postępu technologicznego, a przede wszystkim do ograniczeń w transporcie spowodowanych SARS-CoV-2. Uchwalona tarczy antykryzysowa (czyli ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2020 r. poz. 568) wprowadziła szeregu udogodnień w zakresie możliwości obradowania organów spółek kapitałowych na odległość.

Rozwiązania dla zgromadzeń organów

Od 1 kwietnia 2020 r. udział w zgromadzeniu wspólników oraz walnym zgromadzeniu akcjonariuszy może odbywać się również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Co istotne zmiany wprowadzonego do kodeksu spółek handlowych jako normę przyjmują właśnie możliwość odbycia posiedzeń w sposób zdalny, co nie wymaga zmian w umowie lub statucie spółki. Wykorzystanie systemów informatycznych można jednak ograniczyć poprzez odpowiednie uregulowanie tej kwestii w umowie lub statucie. To duże udogodnienie, które nie mogło się doczekać formalizacji pomimo wielu postulatów środowiska prawniczego.

Zdalne obradowania Zarządu i Rady Nadzorczej

W podobny sposób obradować mogą pozostałe organy kapitałowych osób prawnych – uchwały zarządu oraz rady nadzorczej można podejmować za pośrednictwem tele lub wideokonferencji, co ma na celu uspójnienie wprowadzonych udogodnień dla właścicieli spółek. Wszystkie zmiany podyktowane są obowiązkiem zatwierdzenia sprawozdań finansowych oraz powzięciem uchwały w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia straty. Następczo sprawozdanie roczne wraz uchwałami winno być złożone do urzędu skarbowego oraz rejestru przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego. Zmiany umożliwiające zdalne obradowanie zarządu oraz rady nadzorczej umożliwia formalne zwołanie zgromadzeń właścicielskich oraz realizację ich obowiązków polegających m.in. na wydaniu opinii co do sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu. Zdecydowano się na umożliwienie wyboru formy obradowania przez samych menedżerów, co w dobie wykonywania obowiązków w różnych miejscach na ziemi zdecydowanie należy uznać za plus.

Wymogi prawne wskazują, iż członkowie rady nadzorczej mogą powziąć uchwałę, gdy wszyscy jego członkowie zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa z nich wzięła udział w głosowaniu. Bardziej rygorystyczne warunki można określić poprzez zmianę umowy spółki lub statutu. Kolejna wersja tarczy – w wersji przyjętej przez Sejm – uściśla, że chodzi również o uchwały dotyczące spraw osobowych oraz wszystkich innych, których procedowanie wymaga głosowania tajnego. W innym wypadku powstałaby wątpliwość czy organy mogłyby zmienić, odwołać czy też uzupełnić składy zarządu. W obecnych realiach nietrudno wyobrazić sobie bowiem sytuację, gdy dochodzi wręcz do konieczności zastąpienia zakażonego wirusem członka organu.

Niezbędne zasady działania

Aby wprowadzić w życie zgromadzenie wspólników czy walne zgromadzenie akcjonariuszy w trybie zdalnym, należy poinformować wspólników o takiej możliwości i wskazać, w jaki sposób zrealizować właścicielski przywilej. Określa się zatem aplikację za pośrednictwem której można uczestniczyć w posiedzeniu, sposób oddania głosu czy też pouczenie w jaki sposób wnosić sprzeciw do procedowanych uchwał. W tym celu należy przyjąć regulamin takiego głosowania, który został powierzony w ręce rad nadzorczych, a w przypadku ich braku – właśnie zgromadzenia wspólników, którzy mogą go przyjąć w formie pisemnej. Ogranicza to ewentualne nadużycia w tym zakresie ze strony zarządów. Przyjęta forma musi umożliwiać komunikację dwustronną w czasie rzeczywistym z pozostałymi właścicielami. W przypadku walnych zgromadzeń akcjonariuszy podmiotów publicznych, forma zdalna musi zapewniać transmisję obrad, np. za pomocą strony internetowej. Innymi słowy konieczne jest zapewnienie realizacji wszystkich korporacyjnych uprawnień wspólników oraz akcjonariuszy, z prawem do dyskusji włącznie.

Zawiadomienie, w którym określa się możliwość uczestnictwa właścicieli spółek kapitałowych na odległość, wysyła się zgodnie z poprzednimi regułami – przesyłką pocztową lub kurierską wysłanych na co najmniej dwa tygodnie przed wyznaczonym terminem (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy też ogłoszenie na trzy tygodnie w przypadku spółek akcyjnych albo 26 dni w przypadku spółek publicznych.

Możliwości przesunięcia terminów sprawozdań finansowych

Tarcza antykryzysowa nadała również uprawnienia do zmiany terminów wywiązania się z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego oraz złożenia jego zatwierdzenia przez właściwy organ do sądu rejestrowego. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. przesunięto terminy o 3 miesiące (2 w przypadku spółek nadzorowanych). W praktyce oznacza to graniczną datę na zatwierdzenie przygotowanych sprawozdań do końca sierpnia – w przypadku spółek nadzorowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego oraz do końca września w przypadku pozostałych podmiotów. Dodatkowe 15 dni na złożenia kompletu dokumentów do sądu rejestrowego przypadnie zatem odpowiednia na 15 września i 15 października 2020 r. Niestety brak możliwości przesunięcia terminu zwyczajnych zgromadzeń wpływa – przynajmniej z teoretycznego punktu widzenia – na obowiązek otwarcia zgromadzeń wspólników czy też walnych zgromadzeń akcjonariuszy w terminach wynikających z KSH – tj. do 30 czerwca 2020 r. Jego naruszeni może stanowić korporacyjny delikt, zatem z ostrożności w tym terminie winno się przynajmniej otworzyć obrady, a następnie je zawiesić. Wznowienie powinno nastąpić w przesuniętych terminach.

Dalsze ułatwienia korporacyjne wynikają również z wprowadzenia nowego terminu ujawnienia beneficjentów rzeczywistych. Pierwotny termin miał upłynąć w dniu 13 kwietnia, zaś ze względu na epidemię został on wydłużony do 13 lipca 2020 r. Nie zmienia to oczywiście faktu, iż Spółki zarejestrowane pod 13 października 2019 r. mają obowiązek zgłoszenia w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych w ciągu 7 dni roboczych od daty rejestracji podmiotu w KRS.